Conheça 6 dicas para combater o atraso de mensalidade nos escritórios de contabilidade
1. Crie uma política de cobrança
Primeiro de tudo, crie soluções acertadas, que ajudem na redução da inadimplência, elabore uma política de cobrança que seja bem esclarecedora e ajude a estruturar esse processo.
Tendo uma política de cobrança bem estruturada, você pode começar definir algumas questões importantes, como: formas de cobrança, possibilidades de negociação e ajuda jurídica, por exemplo. Essa estruturação norteia o processo para que seus resultados sejam mais eficazes.
2. Elabore um controle dos recebimentos
Funciona assim: se houver um controle financeiro eficaz, você vai poder avaliar como seu capital rodou no passado e o que está acontecendo no presente. Dessa forma, é possível identificar possíveis falhas e despesas desnecessárias, além de alternativas de lucro a partir do remanejamento de aplicações.
Portanto para uma eficiente gestão financeira na empresa é necessário implantar alguns controles gerenciais, que possibilite a efetivação do planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.
Vale ressaltar que, para que o controle seja mais preciso, é necessário manter um registro por cliente, informando valores e datas, por exemplo. Essa medida é necessária para que se saiba quem está com débitos em aberto e qual é o tempo de atraso.
3. Aja preventivamente
Atualmente, existem diversas ferramentas por meio das quais se pode saber qual é o histórico de pagamento de um cliente. Por mais que seja tentador receber uma nova proposta no seu escritório, é preciso tomar cuidado antes de fechar. Um consumidor mau pagador trará mais prejuízos do que lucros.
Vá atrás dos órgãos de defesa do consumidor, do SPC e do Serasa para buscar informações sobre a atual situação do comprador. Caso ele já tenha sido cliente de outro escritório de contabilidade, procure saber sobre o seu histórico de relacionamentos no setor antes de fechar o negócio.
4. Busque formas de pagamento que evitem esquecimentos
Quando você tem clientes que, com alguma frequência, se esquecem de efetuar pagamentos, a solução pode ser mais simples do que você imagina. Muitas vezes, um consumidor não tem problemas financeiros, mas é desorganizado e acaba atrasando; mas para o seu escritório, o ônus pode ser muito grande.
Por isso, busque formas de pagamento que ajudem o cliente a se organizar também. A primeira providência é abolir o recebimento de cheques, principalmente se for de terceiros.
Você deve priorizar pagamentos à vista. Para isso, a melhor solução é buscar parcerias com bancos para emitir boletos com data de vencimento. Você também pode contratar um DDA (Débito Direto Autorizado), que realizará o débito direto na conta do cliente.
5. Limite o crédito para clientes inadimplentes
Essa dica parece óbvia, mas merece destaque, haja vista que ainda existem casos em que há a liberação de crédito, mesmo que em menor proporção, para clientes que já possuem um débito em aberto. Normalmente, esse benefício vem com a promessa de quitação de dívidas pendentes.
Portanto, o ideal é bloquear novos serviços para o pagamento a prazo para esses consumidores e efetuar a liberação somente quando as pendências forem sanadas. A partir daí, pode-se estabelecer uma política de concessão gradual, que vai aumentando os valores à medida que a confiança vai sendo recuperada.
6. Não deixe de cobrar
Se mesmo depois de todas as dicas anteriores seu cliente entrou em débito, não deixe de cobrá-lo por isso. Algumas vezes, lidamos com compradores com tal proximidade que acabamos nos tornando amigos deles, mas isso não pode impedir conversas mais sérias; e às vezes necessárias.
Sendo assim, quando essa situação ocorrer, procure meios de efetuar a cobrança — o que pode ser feito via e-mail, telefone ou presencialmente, por exemplo —, lembrando sempre de se manter cordial, já que se trata de um assunto delicado.
A partir do momento em que você decide oferecer créditos aos seus consumidores como forma de pagamento, corre-se o risco de sofrer com a inadimplência. Ela pode ocorrer por diversos motivos: desde problemas financeiros que surgiram até a má fé de alguns clientes, infelizmente.
Promover a redução da inadimplência no escritório é essencial para conseguir cobrir todos os custos de mantê-lo funcionando, além de garantir a saúde financeira, bem como a margem de lucro esperada.
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